小区物业服务中心信息管理规定1物业管理公司佛山分公司管理制度--物业服务中心信息管理规定一、目的加强服务中心信息及时上传下达,使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范。二、适用范围适下面是小编为大家整理的2023年小区物业服务中心信息管理规定,菁华1篇,供大家参考。
小区物业服务中心信息管理规定1
物业管理公司佛山分公司管理制度--物业服务中心信息管理规定
一、目的加强服务中心信息及时上传下达,使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范。
二、适用范围适用于花城物业服务中心。
三、职责部门负责人:负责上报信息的最后审批;
运营*台工作验证、审核。
部门信息员:公司负责部门内部信息运营管理*台推广和对接;
上报公司;
报刊、互联网信息收集;
各类信息传达到各相关人员。
各业务主管/主办(班组长):负责班组内的信息上报信息员;
将公司及服务中心的信息传达到本班组内的所有员工;
运营*台工作完成情况反馈。
每一位员工有义务就本班组发生的各类信息及时主动向主管/主办(班组长)反映。
四、方法与过程控制
总则
每位员工均有就服务中心工作及本职工作相关而收集、反馈、发布信息的权利与义务。
所有信息均要做到真实、及时、详细。
以公司体系文件《信息传递管理程序》为基准,所有对公司、对住户、对外界发布的信息,必须经相应的审批方可发布。
物业服务中心自行收集顾客信息:即物业服务中心因各种需要采用书面调查、口头访问、召开顾客座谈会等形式收集到的客户服务信息。
以调查表、顾客恳谈会的形式所获取的顾客意见和建议,由客户服务部协调落实并回复顾客。
部门发生(重大)突发事件,控制中心需一小时内电话报送物业服务中心负责人、各职能部门第一联系人,涉及公司员工的突发事件还需电话报送人力资源部;
部门信息员或承办人员需一个工作日内填写事件及现场处理情况,主送部门负责人审核,抄送品质管理部负责人、品质部主管、安委会负责人、总经理办公室负责人及运营主管、公司信息管理员。
物业服务中心收到业主对员工的表扬信,报部门负责人审批,由部门负责人确定是否在小区宣传栏和公司网站公布。
交由人事登记并保存复印件,原件交由资料室存档
电子显示屏
电子显示屏用于向业主发送日常信息(如天气预报、节日问候等),以及非正式的通知通告。
除信息员和中心值班人员外,任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息。
由信息申报人领取并填写《电子显示屏信息发布审批表》,之后由该班组负责人修改审核,再交由客户服务负责人审批,即可交中心当值人员发布,发布后统一存档。
所发布信息均用首发日期(六位数字)作文件名保存在电脑里,天气预报统一只用一个文件,每日更新内容即可,由中心值班人员定期整理所有文件并于每月5日将上月发布信息电子文档发送资料室存档。
中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息,以气象台发布的天气预报信息为准,无需审批,当天十点前撤下天气预报,换上日常信息或 电子显示屏。
若有重要通知通告急需发布经审批后交中心当值人员发布,可与天气预报一同滚动发布。
小区广播
对于突发事件等紧急的通知通告,如果情况紧急,可以在不通知客户服务负责人的情况下播出;
如果情况允许,需取得客户服务负责人的口头同意。
小区广播必须在情况解除后及时向住户发出通知,做出相应的解释。
小区宣传栏
小区宣传栏用于张贴服务中心向业主发布的通知、通告等,所有内容及版面设计,需经部门负责人审批,盖公章后由当班安全班长统一张贴,以及回收归档。
信息员需对每次发布及张贴的通知、通告等,针对张贴的美观度和及时性进行适时抽查,对不符合要求的及时整改并通报情况。
其他任何人员未经许可,不得擅自在宣传栏内张贴和撕毁通知、通告。
公司内部网站实时公告公司职能部门发布在内网中的信息,发送的重要邮件,物业服务中心信息员应根据网上所注明的传送级别,分别以邮件、打印、张贴、传阅或是会议等形式传达到部门内相应级别并进行跟踪反馈,直至信息落实到位。
对于完成时间在24小时以内或重大节假日前一天的重要邮件,须口头或电话提醒相关责任人。
如向公司内部网站发布实时公告,由部门信息员直接发布。
公司内部网站网页部门信息员负责对部门内网页面进行修改和维护,将各功能板块充分利用起来,对各功能板块可以提出删除或增加的要求,总办IT会根据实际情况进行调整。
公司内部网站网页主要发布内容:信息月报、管理服务报告、业务信息等按公司规定时间上报。
信息月报、管理报告由各班组负责人交信息管理员汇总、整理录入,经客户服务负责人审阅报部门负责人批准后发布;
业务信息由信息员记录、整理报客户服务负责人审阅后发布,业务信息主要发布服务中心重大活动信息,由各活动负责人自行组织、编辑,并尽可能做到及时和附有图片,信息员负责发布。
对内信息发布
根据工作需要,可在服务中心内部发布相关信息,采用口头通知、电子邮件,也可在以下地点张贴:办公室公共信息栏、员工活动室、培训室、技术员值班室、各员工宿舍等;
公司发布信息,如通知通告等,可由相关部门负责人直接在服务中心内部发布;
公司和服务中心内部的重要通知通告,由各部门负责人负责组织在内部进行传阅并签名,完毕后交资料管理员存档;
服务中心对内发布的信息,须经行政主办许可,方可发布。
本规定未尽事项,按照公司体系文件WY
《信息传递管理程序》和WY
《电脑及网络系统管理规定》执行。
公司运营*台信息管理
部门信息员为公司运营管理*台推广对接人。
运营管理*台主要发布内容:年度计划、例常工作、工作计划及工作完成反馈、会议纪要等按公司规定时间报批发布。
信息员每月及时建立、填写并提醒部门其他同事填写月度计划,各班组负责人及时在运营管理*台里填写每月工作计划及反馈工作完成情况。
信息员及时关注运营*台内部门任务执行情况,提醒部门其他同事及时完成任务,提醒部门其他同事反馈信息;
重要会议的会议纪要由信息员记录、整理,报部门负责人审批后在运营管理*台发布;
每月对部门运营*台任务执行情况汇总,反馈到责任主管处。
各业务负责人需经常查阅内网运营*台,及时反馈工作任务的完成情况,未按时完成的工作如实填写,并跟踪反馈。
五、支持性文件WY
2 《信息传递管理程序》WY
2 《电脑及网络系统管理规定》
六、质量记录表格WY(花城)-N04-F1《电子显示屏信息发布审批表》
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