公司档案室规章制度1 为提高公司的档案管理水*,更有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市城市建设档案管理暂行办法》、《上海市建设工程竣工档案下面是小编为大家整理的2023年公司档案室规章制度3篇,供大家参考。
公司档案室规章制度1
为提高公司的档案管理水*,更有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市城市建设档案管理暂行办法》、《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》、《上海档案条例》、《工程项目竣工后监理资料归档管理办法(暂行)》的相关规定,结合公司的实际情况,制定本规章制度。
第一条:档案接收制度
1、定期收集各项目监理部在工程施工过程中形成的具有保存价值,经过整理立卷的不同载体的文件资料;
2、档案室要对各项目监理部的立卷归档工作加强监督、检查和指导;
3、接收归档的案卷必须保证质量,应符合下列要求:=548;
应归档的文件材料齐全、完整;
文件应按公司档案管理的要求,并结合工程实际情况合理整理、立卷;=548;
归档的文件材料应按照工程建设程序以时间和专业等分类整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用;
4、接收档案的时间和手续=548;
工程项目竣工后一个月内,监理项目部将竣工资料整理完毕后填写档案移交清单(一式两份),写明案卷标题、案卷数量及移交时间,交所属工程部检查审核;=548;
工程部审核合格后在档案移交清单上签字,同竣工资料一齐交总师室档案管理人员验收。=548;
总师室档案管理人员验收合格后,在档案移交清单上签字,双方各留一份,竣工资料留存公司库房。
第二条档案的管理制度
1、按照档案形成的特点,保持档案之间的连续性和完整性,使归档的档案资料能真实的反映工程建设的全过程,如实体现项目监理部的工作情况,便于查阅和检查。
2、对接收档案进一步系统化管理,主要是:=548;
对所接收的档案进行严格检查,包括各案卷是否完整,分类是否清晰明确,组卷是否合理,编目工作是否齐全;=548;
对归档的档案进行电子信息化管理,便于查询和调阅;=548;
定期对归档档案进行清理,对超过10年的项目监理资料移交丹利库房保存,对超过20年的项目监理资料在征得总师室领导同意后销毁。
第三条档案保管制度
1、档案库房需保持适宜的温度,并配备灭火器。库房内严禁吸烟,消除一切火灾隐患。
2、对库房照明线路定期检查,发现问题及时检修,防止短路引起火灾。
3、档案入库前要进行检查。被虫咬蚀的档案不能入库。库房内要定期投放防虫药,并勤于检查。
4、档案管理人员进出库房时要关灯,锁好库房门。
5、档案库要经常打扫,保持清洁,严禁将有害物质带入库房。
6、档案资料以盒或卷为单位,按同一项目资料统一存放的要求入库。
7、库房柜要编制顺序号,应有档案资料存放的.示意图。
第四条档案的统计制度
1、认真做好档案资料数量的统计。以原始记录为依据,做到准确可靠。
2、建立健全归档资料的电子台帐,掌握档案的入库、出库、销毁等相关信息,不断提高档案的管理水*。
第五条档案的保密制度
1、档案管理人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作,非本部门人员未经同意,不得进入库房。
2、档案资料一般不准外借,必要时可摘录,必须复印时须经总师室同意并登记备案。凡需复制保密档案材料须经总师室领导批准后方可复制。
3、如遇所借档案丢失,须及时通知总师室,并写明情况以便及时处理。
4、档案管理人员应维护档案完整、准确、系统、安全为准则,做到不失密、不泄密。
第六条档案的销毁制度
1、对已期满的档案材料列出档案销毁清单,经公司及总师室领导确认后进行销毁。
2、执行销毁时,指定专人负责,监督销毁,并且销毁记录上至少有两人以上的签名。
公司档案室规章制度2
一、非档案管理人员未经许可,不准擅自进入档案室,并禁止操作玩耍电脑。
二、查阅档案资料时,必须经矿长、总工允许,凭准阅证履行登记手续,并在指定地点阅览,阅览完毕立即归还。
三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、经常检查档案资料的保存情况,如发现损坏、霉变、虫蛀,立即采取治理修复措施。
五、离开档案室时,必须检查好门、窗,加强防范措施,妥善保管档案室钥匙,同时把电源关掉,以免把电脑、打印机、复印机损坏。
六、档案室应保持清洁卫生,通风干燥,摆放物品整齐有序,不得乱堆乱放。
档案保管制度
一、为了充分发挥档案的利用率,入档时必须做到材料齐全、字迹清晰,装订结实、整齐、规范、排列有序。
二、对属永久、长期保存的档案,发现有破损,做到反复修复,保证档案的完好性。
三、严格执行档案借阅、保密等制度,防止人为散失、泄密和损缺,确保档案的完整安全。
四、为了便于查找和利用,做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作,文件资料要有目录、有索引,以方便查找。
五、落实各项措施,切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。
档案借阅制度
一、凡查阅档案,必须办理借阅登记手续,(必须经矿长或总工及办公室主任批准)阅后直接面还保管人员。
二、外单位借阅档案,一律凭单位介绍信并办理登记手续,在档案室查阅,不得借出室外。
三、查阅档案资料时,不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。
四、档案材料原则上不借出室外,如特殊需要,经有关领导批准,方可借阅复印档案材料。
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